הרבה ארגונים נרתעים מכתיבת נהלים משום שנראה להם עסק משעמם ומסורבל.
הם צריכים להבין שהנהלים שומרים עליהם, ונועדו להסדיר ולשפר ולייעל את תהליכי העבודה.
כל ארגון המכבד את עצמו דואג לתשתית נהלים אשר משקפים את תהליכי העבודה בארגון.
בעולם העסקי הגלובלי לא ניתן להשתלב ללא נהלים כתובים העומדים בביקורת הנדרשת בהתאם לאופי העסקי של הארגון.
כשקיימים נהלים צריך לפעול על פיהם וזה מצטייר לפעמים כחוסר גמישות אך זה מבטיח ניהול תקין ויעיל .
אתמקד כאן בטיפים לכתיבת נהלים לרשויות מקומיות, אך הטיפים עשויים להתאים גם לארגונים ציבוריים אחרים.
מהי מטרת הנוהל?
נהלי עבודה בעירייה נועדו ל:
-גיבוש שיטות עבודה בתחומי הפעילות השונים בעירייה והבאתן לידיעת העובדים.
-שיפור תהליכים, טוהר מידות, ותפקוד תקין יעיל וחסכוני, עפ”י הוראות חוק ודין.
מהם המקורות לכתיבת הנוהל?
חוקים, תקנות, חוקי-עזר עירוניים ו-או עדכוניהם אשר מכוחן פועלת העירייה.
החלטות מועצת העירייה, הנחיות מטה; הוראות מנכ”ל; הנחיית רגולטורים כמו משרד האוצר, משרד הפנים וכו’.
ככלל, כל סתירה בין הנאמר בנהלים לבין החוק, יגבר הכתוב בחוק על הנהלים.
אחריות וסמכות בכתיבת הנהלים
ראש העיר ומנכ”ל העירייה – מאשרים סופיים של הנהלים
מנהלי היחידות השונות- אחראים לייזום עריכת נהלים חדשים ו-או עדכונם
עורך הנהלים – אחראי לעבודת המטה הכרוכה בריכוז, עיבוד, עריכה , בקרה והפצת הנהלים
מה כולל הנוהל?
נהלי העבודה כוללים מדיניות, קווי פעולה לביצוע משימות, תיאור תהליכי עבודה ושגרת פעילות בעירייה.
הערות חשובות
-יש לפעול בהתאם לנהלי העבודה; כל עוד לא פורסם נוהל בתחום כלשהו – יש לפעול על-פי הנחיות הממונים, חוקים, תקנות ועוד.
-אי קיומו של נוהל כתוב אינו מהווה תירוץ לאי תפקוד.
-נהלי העבודה ודרכי יישומם נתונים לביקורת מבקר העירייה.
– כל הנהלים ייכתבו בנוסח אחיד
-הנהלים יהיו נגישים לכלל עובדי העירייה
במסגרת תפקידיי ברשויות מקומיות ובחברות ממשלתיות הייתי אחראית על תחום גיבוש נהלים ועריכתם.
כיום אני מייעצת ומלווה רשויות מקומיות בכתיבת נהלי עבודה. בחלק מהרשויות, הקטנות בעיקר, אין כלל נהלים ואני מדריכה ומלווה את תהליך הקמת התשתית לבניית מערך נהלים, והדרכה להטמעת הנהלים בקרב היחידות והעובדים.
